Le riunioni sono morte, ed anche il brainstorming non si sente tanto bene!

A volte ho l’impressione di aver trascorso buona parte della mia carriera (mai virgolette furono più necessarie: le ho messe in bold) in quel vaporoso contesto lavorativo comunemente noto come “riunione”. 

A seconda del caso queste riunioni assumevano nomi diversi: “conference call” se erano a distanza e ci si voleva dare un tono; “telefonate di lavoro” se si era più terra-terra; “meeting” se erano con gente del marketing; “brainstorming” se erano con gente creativa; “incontri” se erano con persone “alla mano” (giacca e cravatta d’obbligo, of course)… ma per come le si volesse chiamare erano più o meno sempre la stessa cosa: un gruppo di persone che parlavano tutte insieme con un escalation di inquinamento sonoro, o che tacevano tutte insieme con una parallela escalation di imbarazzo.

Siccome tutto sommato vengo (scarsamente) retribuita per presenziare a questi ridenti  happening, nel corso degli anni ho elaborato complesse (ed in buona parte inutili) strategia per rendere le riunioni un po’ più produttive. Quanto segue non ha alcuna pretesa: mi rendo perfettamente conto di come ci sia gente che in riunione ha passato una vita intera e non solo qualche anno… queste sono solo le personalissime e banalissime strategie che mi sono inventata per sopravvivere e, possibilmente, lasciare la riunione di turno un po’ meno morta di come l’avevo trovata arrivandoci.

 

PRIMA della riunione: prepararsi a tutto

Questo è un punto che non finirò mai di enfatizzare abbastanza.

Alle riunioni si arriva preparati: non solo sapendo di cosa si andrà a parlare ma avendo anche già un’idea personale e ben definita di cosa si vorrà dire: perchè altrimenti su cosa ci si confronta?  

Questo non vuole dire che le riunioni debbano poi trasformarsi in sterili lotte dove ognuno difende i propri preconcetti: vuole dire semplicemente che se si partecipa bisogna farlo portando qualcosa sul tavolo.

Quindi, prima di tutto: studiare, studiare, studiare ancora e ancora, conoscere tutto della situazione, dei punti di forza e di debolezza, delle prospettive, dei competitor ecc., e poi elaborare un pensiero originale, sulla luce di quanto si è studiato.

Si, proprio come si faceva a scuola per l’interrogazione.

Ovviamente prepararsi adeguatamente è impossibile senza le giuste informazioni: i partecipanti dovrebbero averle PRIMA della riunione. Sembra assurdo a dirsi, ma nel 90% dei casi non è così: le informazioni, i dati, le analisi e i riferimenti vengono troppo spesso resi noti DURANTE la riunione stessa… e con tutta la buona volontà del mondo, uno come fa a prepararsi, senza i libri di testo?

 

DURANTE la riunione: sopravvivere a tutto

Non mi dilungo sulle ovvietà, che dovrebbero essere di pertinenza della buona educazione.

Il rispetto per gli altri si sintetizza in un unico comandamento: NON. FAR. PERDERE. TEMPO. 

Questo non si manifesta solo in cose banali quali la puntualità e il rispetto della tempistica interna (che evitano di sprecare tempo): vuole dire anche massimizzare la resa qualitativa del tempo impiegato. Come?

 

Arrivando preparati e con le idee chiare, innanzitutto, per evitare il diffuso multitasking di quelli che si preparano durante la riunione stessa, senza prestare attenzione agli altri. Voi, si dico a voi: siete il male. Siete l’incarnazione del concetto di “mi stai facendo perdere tempo” e meritate di passare la vita in un ingorgo stradale sotto casa vostra.

 

Garantendo il massimo rigore logico agli argomenti trattati, perchè spesso le riunioni diventano autentiche gare di salto dal palo alla frasca in cui è assolutamente impossibile non perdere il filo del discorso. Invece è vitale mantenere un focus attento e costante sull’argomento trattato: bisogna creare un ferreo sistema che permette di sparare a vista su chiunque cambi argomento e/o mischi i fili del discorso. Il multitaasking non esiste: l’unico modo per affrontare le cose è una alla volta.

 

Sfatiamo subito un mito: durante le riunioni la democrazia è un concetto assolutamente relativo. Ogni riunione ha il classico soggetto mortalmente prolisso che non dice nulla ma parla per ore: queste persone devono tutte e invariabilmente essere messe a tacere appena qualcuno si accorge che non stanno parlando bensì arieggiando i polmoni. Perché il dialogo è sacro, ma per arieggiare i polmoni si fa yoga, non una riunione.

 

– Sfatiamo anche un altro mito: parlare uno alla volta era impossibile già in terza elementare, figuriamoci in una riunione. Inevitabilmente si parla insieme, inevitabilmente si alza la voce, inevitabilmente si creano attriti: va bene, è normale… ma il fatto che sia normale non rende questo atteggiamento tollerabile.  Anche perchè si procede per escaltion: forbita riunione fra intellettuali –> confronto politico alla vigilia delle elezioni –> curva di ultrà durante il derby –> incontro di boxe.

 

Una delle cose più importanti di ogni lavoro è capire quando smettere di farlo. Se i tempi pianificati per le riunioni dai moderni guru del marketing (mezz’ora, in piedi, per disincentivare le lungaggini) sono piuttosto irrealistici, è altrettanto vero che la mente umana non è di amianto e dopo 3 ore difficilmente si ha attenzione o voglia per seguire un qualsivoglia discorso importante.

 

DOPO la riunione: seppellire il corpo

Come tutte le cose belle, anche le riunioni finiscono, ahimè!, e per non farle morire invano sarebbe bene trovare loro un’adeguata sepoltura scavando tutti insieme una fossa. L’ultima fase della riunione è anche quella più importante: quella dove tutti raccolgono le proprie idee e le espongono in maniera strutturata, limitando le interruzioni e iniziando già a pensare al futuro. 

Questo è un momento fondamentale, perchè è quello più delicato: quello dove tutte le parole dette hanno la loro occasione per diventare concrete senza disperdersi e venire dimenticate. Si tratta di una fase critica, perchè richiede particolare attenzione e purtroppo è costituzionalmente collocata in fondo, quando si è ormai stanchi e si ha in testa un unico pensiero “Va beh io vado QUALCUNO mi mandi il report della riunione!”

Beh, la notizia è questa: “Qualcuno” oggi non c’era, quindi il report lo si fa TUTTI. INSIEME, perchè così funzionano le riunioni.

Entra qui in scena l’odiato e vituperato concetto di report: il certificato di esistenza che quella cosa che si è appena conclusa è stata una riunione a tutti gli effetti e non una scampagnata nei boschi metropolitani a bere caffè.

Contrariamente alla credenza popolare, il report della riunione non è un foglietto sporco di caffè su cui qualcuno ha distrattamente preso appunti che passerà poi all’ultima delle sguattere aziendali perchè vengano battuti al computer e spediti nel nulla della generale disattenzione: il report è un momento finale di analisi collettiva, dove si tirano le somme di due ore di urla e di veramenti di bile per capire come procedere e cosa decidere.

Quindi forse sarebbe meglio non affidare tutto questo alla propria stagista.

 

 

 

Infine qualche  parola sui brainstorming.  

Ho fatto decine di brainstorming senza che nessun “brain” fosse coinvolto… ed anche la parte di “storming” era molto relativa. Ora non voglio dilungarmi anche io sull’ormai vecchia e comprovata teoria sulla morte del brainstorming: è così morto che ormai puzza anche un po’.

Brainstorming è il nome che i “creativi” danno alle riunioni a cui arrivano impreparati. 

Altrimenti detto: “Non ho avuto tempo di pensarci prima, ma ci penso ora, in real-time, perchè essendo io creativo sono abbastanza figo da partorire le idee al volo”.

Miei cari, carissimi “creativi”: sono così felice per voi! Con il vostro genio, la vostra facondia, la vostra originalità salvate il mondo millemila voltà al dì. Purtroppo noi, feccia mortale e tanto sterile da non essere toccata dal raggio di luce divino della creatività non funzioniamo così: se vogliamo sperare di avere delle idee su un qualsivoglia argomento dobbiamo pensarci, studiarlo, indagare, confrontare, capire, investigare e studiare ancora e ancora. E no, non possiamo farlo mentre siamo in “brainstorming” con i vostri cervelli resi roventi dal pensiero “creativo”.

Allontanandoci da ogni facile ironia: il solo pensiero che le idee vengano così, al momento, mentre si sta attorno ad un tavolo, criticandosi a vicenda, in una situazione scomoda, a disagio, con la fretta della tempistica e in assenza dei giusti strumenti di ricerca (libri, internet, appunti etc.) è assolutamente idiota. Certo che le idee vengono così, ma sono idee scadenti. A riprova di questo fatto nella mia limitatissima esperienza personale spesso e volentieri le uniche idee valide vengono trovate prima o dopo il brainstorming.

Ai fantomatici brainstorming si arriva portando i brain, altrimenti niente storming. Di fatto queste sono riunioni come tutte le altre per cui si applicano esattamente le stesse regole: bisogna arrivare preparati, mantenere il proprio focus, ecc. Poi certo, ci si confronta: ma non è possibile confrontarsi con nessuno se non si hanno idee proprie. Si finisce solo per influenzarsi/aggredirsi a vicenda, con risultati modesti e inferiori alle reali possibilità del gruppo.